Digitalização de acervo físico facilita controle de processos no CRA-RJ

Desde a implantação do Sistema de Autoatendimento, plataforma do Conselho Regional de Administração do Rio de Janeiro que permite aos registrados ter acesso a diversos serviços realizados na sede da Casa do Administrador, os protocolos gerados nos processos passaram a ser armazenados e consultados via web. Com isso, houve a diminuição da burocratização, agilizando os procedimentos, seja no atendimento ao público ou na troca de informações entre os setores do Conselho, principalmente na análise de processos durante as plenárias semanais do CRA-RJ.

A partir de março de 2015, baseado no novo sistema de protocolo, o setor de Documentação iniciou um projeto para tornar o acervo físico já existente em digital. O procedimento permitiu que fossem digitalizados do acervo físico um total de 10.253 processos em 2016. Segundo Maria Juliana Travasso Sarinho, responsável pelo setor de Documentação, aproximadamente 81.500 processos ainda precisam ser digitalizados, sendo 64.500 de pessoa física, 11.450 de pessoa jurídica e 5.550 de Dívida Ativa. Essa ação acompanha uma nova realidade dentro do Conselho.

“O que vem de pessoa física com relação a documento em papel, hoje em dia, é só o cancelamento, pois a pessoa tem que vir até a sede para realizar o pedido. Licença, segunda via de carteira, entre outros procedimentos são feitos virtualmente. Então praticamente não existe mais esse documento físico”, afirma Juliana, lembrando ainda que o CRA-RJ é pioneiro na implantação de tecnologia e serviços de ponta para o desenvolvimento e atendimento dos profissionais, estudantes e empresas de Administração, e tem trabalhado intensamente para digitalizar todos os processos físicos presentes no setor de Documentação.

Armazenamento e expectativa

Além disso da digitalização, o Setor de Documentação conta com 40.718 processos físicos armazenados na STOK, empresa terceirizada responsável pela guarda documental dos mesmos. Desse total, 32.906 são processos de pessoa física, 3.514 processos de pessoa jurídica e 4.298 de processos jurídicos, que são oriundos do setor de fiscalização.

Sendo assim, todas as profissionais da Documentação conseguem ter controle e acesso a duas frentes de processos, com um acervo dentro da sede do CRA-RJ e outro sob a guarda da empresa terceirizada.

Segundo Ana Claudia Anapurus, também responsável pelo setor de Documentação, a transformação era uma ideia alimentada pelo Adm. Wagner Siqueira desde o início da implantação do Sistema de Autoatendimento.

O Setor de Documentação espera dobrar a quantidade de processos digitalizados durante o ano de 2017, aproximando-se assim de 40.000 digitalizações em dois anos.

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